也许你不相信，上市公司 ceo 每天处理的信息等于一个普通人一年所需要处理的量，相当于一个人每天要读174份报纸那么多。而这个数据代表的还不是信息不断加速更新的今天，而是2011年。可想而知，如今我们每天遭受信息的轰炸，不断进行记住和遗忘的循环过程，有用的信息没记住，无用的信息还总干扰，实在降低效率。
所以，超额的数据和信息让知识管理变得十分必要。良好的知识管理可以达到以下目的：1.）通过管理数据来提高决策能力 2.）通过养成学习习惯来建立学习型组织 3.）通过鼓励创新来改善工作方式。
提高决策能力
数据可以给一个人带来丰富的信息，但同时过多的信息堆积也很难让人筛选、分析，再决策。美国通用电气公司的管理层就做到了如何使他们屏蔽掉干扰信息和重复信息提高决策能力。美国通用电气公司有一个管理层议会，这个议会由公司旗下14个主要商务部门的经理组成，完成两天的头脑风暴，讨论方案的实用性、如何完善、成功几率，以及以往案例。他们所用的所有数据和信息都在一个庞大的共享知识系统里，方便所有人使用。
一个好的知识管理系统既可以节省提取信息的时间也可以节省信息同步的时间。比如，一个人在搜索引擎中搜索关键词后可以立刻检索出相关文件，直接屏蔽掉干扰信息。将整理出来的文件直接放入会议的共享文件夹中，可以节省将大量数据压缩发送到每个人的邮箱所浪费的时间。
建立学习型组织
哈弗商业评论出版了一本书叫《在行动中学习》，在这本书里，作者戴维.加文说过，“如果想要推动产品发展，一定要学会往回看。” 美国陆军有一套知识管理系统叫做 “事后回顾系统”（after action reviews），这套系统帮助美国陆军利用知识管理建立了一个学习型组织。这个系统让每个人在完成一项重要的活动或者任务后，组成团队，分析这件任务的完成情况，记录成败原因，并讨论如何改善，再将这些分析和讨论放入知识管理系统中。美国陆军要求所有人养成习惯，并利用收集到的 “事后回顾” 信息，改善管理。
一个好的 “事后回顾” 文档最好具备数据分析和相关文件链接，让结果更一目了然，有助于总结分析。
改善团队工作方式
经常进行知识管理，并鼓励员工不断提出新想法有助于团队改善老旧的工作方式，建立和睦工作氛围。在美国通用电气公司里，有一个项目叫做 “变革加速流程”（change acceleration process）。这个项目专注管理层的发展、项目经理领导力的培养，以及优化车间，目的是要不仅保证快速将最新信息传达给负责人，也保证员工和经理以及高层之间保证良好的交流频率，传递每个人的想法，做到优化整个公司的工作方式和工作状态。在美国通用电气公司这样的大公司里，此项目可以让公司高层及时接受新观点，获得创新。
定期举办会议：公司高层会议、团队会议、团队之间交流会议等，多的交流能够保证公司不会漏掉新想法。
最后，一项统计数据表明：世界五百强大约每年会因为不完善的知识管理系统而损失掉325亿美金。所以不要以为知识管理系统费财费力就不去完善，一个好的知识管理系统可以帮助公司提高成功的几率，而不完善的知识管理系统则会让公司之后耗费更大财力。